Remanent w sklepie kojarzy się zwykle z jednym scenariuszem: zamknięte drzwi, kartka „inwentaryzacja”, kilku pracowników liczących towar do późnej nocy i próba jak najszybszego uruchomienia sprzedaży następnego dnia. Przy niewielkim punkcie handlowym taki model nadal może działać, ale przy kilku tysiącach indeksów i rozbudowanym magazynie każdy dodatkowy dzień bez sprzedaży oznacza realną stratę. Dlatego coraz ważniejsze staje się nie samo pytanie, jak policzyć towar, lecz jak zorganizować cały proces tak, aby skrócić czas liczenia i ograniczyć zamknięcie sklepu do absolutnego minimum.
Dobrze zaplanowany spis zaczyna się dużo wcześniej niż w momencie, gdy pracownik bierze do ręki kolektor danych. Trzeba uporządkować strefy, zdecydować, kto liczy poszczególne fragmenty sali, przygotować indeksy, oznaczyć towary problematyczne i ustalić zasady dotyczące sprzedaży oraz dostaw w trakcie prac. Największe opóźnienia nie wynikają bowiem z samego skanowania produktów, ale z sytuacji, w których nikt nie wie, czy dana półka została już policzona, część towaru znajduje się w magazynie podręcznym, a jedna osoba liczy produkt, który chwilę wcześniej sprzedała druga.
Kiedy zrobić remanent, żeby nie tracić obrotu?
Najgorszym rozwiązaniem jest rozpoczynanie spisu w momencie największego ruchu. W sklepie spożywczym będzie to wyglądało inaczej niż w odzieżowym czy budowlanym, ale zasada jest taka sama: trzeba znaleźć moment, w którym liczba klientów, dostaw i przesunięć towaru jest najmniejsza. W wielu placówkach najlepiej sprawdza się rozpoczęcie prac po zamknięciu sklepu i przygotowanie wcześniej wszystkiego, co można zrobić jeszcze w godzinach pracy. Dzięki temu po zakończeniu sprzedaży zespół nie zaczyna od porządkowania zaplecza, tylko od razu przechodzi do właściwego spisu.
Nie oznacza to, że cała inwentaryzacja musi być wykonywana w nocy. Część magazynu, towary sezonowe czy strefy o niewielkiej rotacji można policzyć wcześniej, pod warunkiem że po spisie nie będą już przyjmowane ani wydawane bez odpowiedniej kontroli. Dobrym rozwiązaniem jest zamykanie kolejnych obszarów etapami. Jeżeli przykładowo magazyn składa się z pięciu stref, można policzyć pierwszą z nich wcześniej, oznaczyć ją jako zakończoną i od tego momentu rejestrować każdą operację, która zmienia jej stan. Wtedy w dniu głównego remanentu pozostaje znacznie mniej pracy.
Najważniejsza jest dyscyplina. Towar policzony o godzinie 18.00 przestaje być wiarygodnym wynikiem, jeśli o 19.00 ktoś pobierze z tej samej półki sześć sztuk i nie pozostawi po tej operacji śladu. Dlatego skracanie remanentu nie może polegać na liczeniu wszystkiego wcześniej bez kontroli ruchu. Chodzi raczej o rozłożenie pracy w czasie przy zachowaniu możliwości dokładnego odtworzenia późniejszych zmian.
Czy można robić spis przy otwartym sklepie?
Można, ale nie zawsze warto. Największym problemem jest ruch towaru. Jeśli klient bierze produkt z półki w trakcie liczenia, pracownik może uwzględnić go w spisie, a kilka minut później kasa zarejestruje sprzedaż. Jeszcze trudniejsze są zwroty, dostawy i przenoszenie produktów pomiędzy salą sprzedaży a magazynem. Bez dobrze ustalonego momentu odcięcia łatwo stworzyć różnice, których później nie da się jednoznacznie wyjaśnić.
W większych placówkach można jednak pracować strefowo. Fragment sklepu jest liczony w określonym czasie, a po zakończeniu prac traktowany jako zamknięta strefa albo każda późniejsza zmiana jest rejestrowana oddzielnie. Taki model najlepiej działa w sklepach, w których produkty można logicznie podzielić na działy i ograniczyć ich przemieszczanie. Znacznie trudniej zastosować go tam, gdzie towar rotuje bardzo szybko i klienci stale przenoszą produkty pomiędzy alejkami.
W praktyce często najlepszym rozwiązaniem jest model mieszany: duża część przygotowań i wybrane obszary są liczone wcześniej, natomiast główny spis odbywa się w krótkim oknie po zamknięciu. Zamiast dwóch dni przerwy w handlu można wtedy zejść do kilku godzin pracy poza normalnym czasem sprzedaży. Warunkiem jest jednak wcześniejsze przygotowanie zespołu i technologii. Jeśli dopiero po zamknięciu sklepu okaże się, że połowa kodów nie jest czytelna, część indeksów nie istnieje w bazie, a trzy osoby nie wiedzą, które regały mają liczyć, żadna liczba skanerów nie uratuje harmonogramu.
Jak podzielić sklep na strefy i ile może trwać spis 3000 pozycji?
Najprostszy podział powinien odpowiadać fizycznemu układowi placówki. Sala sprzedaży, magazyn, zaplecze, ekspozycja sezonowa czy strefa zwrotów powinny być rozdzielone na mniejsze pola, które można jednoznacznie przypisać konkretnym osobom. Warto unikać ogólnych poleceń typu „wy policzcie magazyn”. Znacznie lepiej ustalić, że jeden zespół odpowiada za regały A1-A12, drugi za A13-A24, a trzeci za zaplecze. Po zakończeniu strefa jest oznaczana jako zamknięta i wiadomo, kto odpowiada za jej wynik.
Czas spisu 3000 pozycji nie zależy wyłącznie od liczby indeksów. Jeżeli towary mają czytelne kody, są uporządkowane, a każda lokalizacja została przygotowana wcześniej, dwie lub trzy osoby mogą wykonać bardzo dużą część pracy w ciągu kilku godzin. Jeżeli jednak jeden indeks występuje w pięciu miejscach, opakowania nie mają kodów, towary trzeba rozpakowywać, a wyniki są przepisywane ręcznie, ten sam sklep może zajmować cały dzień albo dłużej. Największa różnica pojawia się wtedy, gdy zespół korzysta z kolektorów danych i odczytuje produkty bezpośrednio przy półce, zamiast zapisywać ilości na kartkach i później wprowadzać je do systemu.
Rozwiązania wykorzystywane do prowadzenia inwentaryzacji w handlu można znaleźć pod adresem:
https://www.pwsk.pl/inwentaryzacja/inwentaryzacja-w-sklepie/
Szczególnie przy większej liczbie produktów liczy się możliwość natychmiastowego wskazania strefy, odczytu kodu i zapisania liczby sztuk. Dobrze, jeśli system potrafi również wykryć ponowne liczenie tej samej lokalizacji oraz szybko porównać wynik z ewidencją. Dzięki temu różnice można sprawdzać jeszcze podczas prac, zamiast odkrywać następnego dnia, że na jednym regale brakuje kilkudziesięciu produktów i nikt nie pamięta, kto go liczył.
Sklep spożywczy, odzieżowy i budowlany wymagają innego podejścia
W sklepie spożywczym największym problemem jest liczba produktów, wysoka rotacja i partie towaru rozmieszczone w kilku miejscach. Ten sam napój może znajdować się na zwykłej półce, w lodówce, na ekspozycji promocyjnej i w magazynie. Jeśli zespół liczy te miejsca niezależnie, trzeba później prawidłowo zsumować wszystkie ilości. Dodatkowym utrudnieniem są produkty sprzedawane na wagę, otwarte opakowania zbiorcze i towary z krótkim terminem przydatności.
W sklepie odzieżowym problem jest inny. Jeden model produktu może występować w wielu rozmiarach i kolorach, a różnice pomiędzy wariantami bywają niewielkie. Liczenie „dziesięciu takich samych koszul” może prowadzić do błędów, jeśli system rozróżnia pięć rozmiarów jako oddzielne indeksy. Tutaj bardzo ważne jest konsekwentne skanowanie kodów zamiast oceny produktu wyłącznie po wyglądzie.
Sklep budowlany to z kolei duża różnorodność gabarytów. Obok drobnych śrub i elementów instalacyjnych mogą znajdować się ciężkie worki, płyty, długie profile czy towary składowane na placu zewnętrznym. Część produktów liczy się sztukami, inne opakowaniami, metrami lub innymi jednostkami. Dodatkowo pewne indeksy mogą występować jednocześnie na ekspozycji i w magazynie wysokiego składowania. Właśnie dlatego jeden uniwersalny scenariusz remanentu dla wszystkich rodzajów handlu zwykle się nie sprawdza.
Co zrobić z różnicami po zakończeniu remanentu?
Różnica pomiędzy stanem systemowym a faktycznie policzonym nie powinna być automatycznie traktowana jako kradzież albo strata. Najpierw trzeba sprawdzić, czy sam spis został wykonany prawidłowo. Produkt może znajdować się w innym miejscu, zostać policzony pod niewłaściwym indeksem, trafić do strefy zwrotów albo zostać wydany przed momentem odcięcia i zarejestrowany dopiero później. Warto więc rozpocząć od największych i najbardziej nietypowych rozbieżności, a nie od ponownego liczenia całego sklepu.
Dobrze zorganizowany system pozwala szybko wskazać produkty wymagające ponownej kontroli. Jeżeli z 3000 pozycji 2900 zgadza się z ewidencją, nie ma sensu rozpoczynać drugiego pełnego spisu. Zespół powinien wrócić do stu różniących się indeksów, zweryfikować najbardziej prawdopodobne lokalizacje i dopiero po tej kontroli zatwierdzić ostateczny wynik.
Warto także analizować powtarzalność różnic. Jeżeli przy każdej inwentaryzacji niedobory dotyczą tych samych grup produktów, może to wskazywać na problem z ewidencją sprzedaży, przyjęciami, zwrotami, uszkodzeniami albo zabezpieczeniem towaru. Remanent jest wtedy nie tylko obowiązkiem, ale źródłem informacji o tym, gdzie sklep faktycznie traci pieniądze.
Największą oszczędnością nie jest więc samo szybsze liczenie. Jest nią możliwość przeprowadzenia całego procesu w taki sposób, żeby nie wyłączać placówki z handlu na dwa dni i jednocześnie uzyskać wynik, któremu można zaufać. Przy dobrze przygotowanych danych, podziale sklepu na strefy i pracy z czytnikami duża część remanentu może zostać wykonana poza godzinami największego ruchu, a rozbieżności sprawdzane na bieżąco. Wtedy zamknięcie sklepu przestaje być głównym elementem inwentaryzacji, a staje się krótkim etapem technicznym potrzebnym do zamknięcia i potwierdzenia stanu.
Więcej informacji o rozwiązaniach wspierających inwentaryzację, kolektory danych, kody kreskowe i ewidencję towarów można znaleźć na stronie:
Komentarze (0)